ePA in Pflege und Therapie

01Das Opt-out-Prinzip

Seit 2025 bekommen gesetzlich Versicherte eine elektronische Patientenakte (ePA), ohne sie beantragen zu müssen. Wer keine ePA möchte, kann widersprechen. Das nennt man Opt-out.

Die Akte führt die Krankenkasse. Versicherte entscheiden selbst, ob sie die ePA nutzen und wer Zugriff erhält. Für Sie als Einrichtung bedeutet das: Bei vielen Ihrer Patientinnen und Patienten ist eine ePA vorhanden.

02Welche Fristen gelten

Für Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken gilt seit dem 1. Oktober 2025 die Pflicht, die ePA zu nutzen. Diese Pflicht richtet sich an diese Leistungserbringer.

Pflegeeinrichtungen mussten bis zum 1. Juli 2025 den Anschluss an die Telematikinfrastruktur und den Zugriff auf die ePA herstellen. Das regelt § 341 Abs. 8 SGB V. Für Heilmittelerbringer gilt die Pflicht zum TI-Anschluss ab dem 1. Oktober 2027.

• Praxen, Kliniken, Apotheken: Nutzungspflicht seit 1. Oktober 2025
• Pflegeeinrichtungen: Anschluss und ePA-Zugriff seit 1. Juli 2025
• Heilmittelerbringer: TI-Anschlusspflicht ab 1. Oktober 2027

03Lesen und Schreiben: je Berufsgruppe verschieden

Nicht jede Berufsgruppe darf in der ePA dasselbe. Welche Dokumente Pflegefachpersonen oder Therapeutinnen lesen oder einstellen dürfen, ist je Berufsgruppe unterschiedlich festgelegt.

Die genauen Berechtigungen beschreibt die gematik. Schauen Sie dort nach, bevor Sie Abläufe für Ihre Einrichtung festlegen. Die gesetzliche Frist für Pflegeeinrichtungen bezieht sich auf Anschluss und Zugriff.

04Was das für Ihren Alltag heißt

Der Zugriff auf die ePA läuft über Ihr Primärsystem und die SMC-B der Einrichtung. Prüfen Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob das ePA-Modul installiert und freigeschaltet ist.

Klären Sie im Team, wer auf die ePA zugreift und in welchen Situationen. Ein Blick in vorhandene Dokumente kann zum Beispiel bei der Aufnahme eines neuen Pflegekunden hilfreich sein, sofern Ihre Berufsgruppe dafür berechtigt ist.

05Datenschutz und Patientenrechte

Patientinnen und Patienten behalten die Kontrolle über ihre Akte. Sie können der ePA widersprechen und mitbestimmen, wer auf ihre Daten zugreift.

Greifen Sie nur auf die ePA zu, wenn Sie die Person tatsächlich versorgen. Informieren Sie Patientinnen und Patienten, wenn Fragen zur Akte aufkommen, und verweisen Sie bei Fragen zu Einstellungen an ihre Krankenkasse.

06Unterstützung

SANITA systems richtet den TI-Zugang ein, den die ePA voraussetzt, und hilft bei der Beantragung von SMC-B und eHBA. Bei der Freischaltung des ePA-Moduls stimmen wir uns mit Ihrem Softwareanbieter ab.